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O que é automação em bibliotecas?
No contexto da biblioteconomia, automação significa usar sistemas de informação para realizar, de forma mais rápida e precisa, processos que antes eram feitos manualmente: catalogar livros, controlar empréstimos e devoluções, gerenciar o acervo, emitir notificações para usuários e produzir relatórios gerenciais.
No Brasil, os sistemas mais utilizados são o Pergamum (desenvolvido pela PUC-PR), o Sophia e o software livre Koha, adotado em diversas universidades federais e bibliotecas públicas. Essas ferramentas são chamadas de SIGBs (Sistemas Integrados de Gestão de Bibliotecas) e funcionam conectando todos os seus processos em uma única plataforma.
Administração e biblioteca
Para entender o impacto da automação, precisamos primeiro olhar para a biblioteca como ela é: uma organização. E como toda organização, ela precisa ser planejada, estruturada, dirigida e controlada.
Essa lógica vem de Henri Fayol (1841–1925), engenheiro e teórico francês considerado um dos pais da Administração moderna. Fayol definiu as cinco funções clássicas do administrador: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Décadas depois, essa formulação foi simplificada para as quatro funções que estudamos hoje: planejamento, organização, direção e controle.
Planejamento orientado por dados
Planejar bem exige informação confiável. Em uma biblioteca sem automação, saber quantos livros foram emprestados ou quais assuntos são mais procurados pelos usuários pode exigir horas de levantamento manual, quando é possível. Com um SIGB, esses dados estão disponíveis em poucos cliques.
Isso nos aproxima de um conceito muito relevante na gestão contemporânea: a administração baseada em evidências, popularizada por Jeffrey Pfeffer e Robert Sutton. A ideia é simples: decisões tomadas com base em dados reais produzem resultados muito melhores do que aquelas baseadas em intuição.
Na prática, isso significa que o gestor pode identificar quais coleções estão obsoletas, quais áreas do conhecimento têm alta demanda e onde concentrar o orçamento de aquisição, que no serviço público, é sempre escasso.
Direção e gestão de pessoas
Um dos impactos mais profundos da automação está na gestão da equipe. Quando tarefas repetitivas, como registrar empréstimos manualmente, enviar notificações de prazo ou organizar fichas catalográficas são assumidas pelo sistema, os profissionais ficam livres para atuar naquilo que realmente exige julgamento humano: a mediação da informação, o atendimento especializado, o letramento informacional e a curadoria de conteúdo digital.
Isso está em sintonia com a Abordagem Comportamental da Administração, que tem em Abraham Maslow (1908–1970) como um de seus principais referenciais. Maslow demonstrou que as pessoas buscam satisfazer necessidades em níveis crescentes e que o trabalho pode ser fonte de crescimento pessoal quando oferece desafio e significado. Um bibliotecário engajado em atividades criativas e de impacto social tende a ser mais motivado e produtivo do que aquele confinado a tarefas mecânicas.
Mais recentemente, a Gestão por Competências reforça esse argumento: alocar pessoas em funções que desenvolvam e utilizem suas competências estratégicas é um diferencial. A automação cria as condições para isso.
Controle
A frase atribuída a Peter Drucker "o que não é medido não pode ser gerenciado" resume bem o papel do controle na administração. E é exatamente aqui que a automação mostra um de seus maiores valores.
Com um SIGB, o gestor de uma biblioteca pode acompanhar em tempo real indicadores como:
- Taxa de circulação do acervo (quantos itens estão emprestados em relação ao total disponível)
- Frequência de usuários ativos
- Tempo médio de processamento técnico de novos itens
- Índice de renovações e reservas
- Materiais com maior e menor índice de consulta
Esses indicadores alimentam o PODC (Planejamento, Organização, Direção e Controle), metodologia de melhoria contínua desenvolvida por W. Edwards Deming (1900–1993) e amplamente utilizada na gestão da qualidade. Na biblioteca, o ciclo funciona assim: planeja-se uma política de aquisição, executa-se, verifica-se o impacto nos dados de circulação e ajusta-se a estratégia conforme os resultados.
A biblioteca como sistema aberto
Outro referencial teórico fundamental para compreender a biblioteca automatizada é a Teoria Geral dos Sistemas, desenvolvida por Ludwig von Bertalanffy (1901–1972) e incorporada à administração por autores como Katz e Kahn (1966). Segundo essa visão, uma organização é um sistema aberto que recebe insumos do ambiente (usuários, recursos, demandas), processa-os internamente e devolve resultados ao ambiente (serviços, conhecimento acessível, impacto social).
A automação fortalece cada um desses subsistemas: o de processamento técnico do acervo, o de atendimento ao usuário e o de gestão administrativa. Ao integrar esses subsistemas em uma única plataforma, a biblioteca se torna mais coesa, adaptável e resiliente, características essenciais para uma organização que precisa responder às mudanças rápidas no comportamento informacional da sociedade.
Conclusão:
A automação não transforma uma biblioteca em algo frio ou impessoal. Quando bem implementada, ela libera a biblioteca para ser mais humana, mais ágil e mais relevante.
Do ponto de vista da administração, a automação é um meio para atingir fins organizacionais mais elevados: melhor planejamento, processos mais eficientes, equipes mais motivadas e controle mais preciso dos resultados. Das ideias de Fayol sobre as funções gerenciais à visão sistêmica de Bertalanffy, passando pela ênfase nas pessoas de Elton Mayo e na melhoria contínua de Deming, as grandes teorias da administração apontam todas para a mesma direção: gerir bem é combinar estrutura, pessoas e informação de forma inteligente.
A biblioteca que automatiza seus processos não está apenas comprando um software. Está investindo em sua capacidade de cumprir a missão mais fundamental de qualquer instituição do conhecimento: garantir que a informação certa chegue à pessoa certa, no momento certo.
📍 Referências Bibliográficas:
VALENTIM, Marta Lígia Pomim (org.). Gestão da Informação e do Conhecimento no Âmbito da Ciência da Informação. São Paulo: Polis; Cultura Acadêmica, 2008.
SOBRAL, Filipe João Bera de Azevedo; PECI, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. 2. ed. São Paulo, SP: Pearson, 2013.
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